2 ноября 2010 г. в Москве прошел авторский семинар, посвященный организации системы закупок, работы склада комплектующих и материалов, а также управлению товарно-материальными запасами современного эффективного производства электроники. Семинар был организован Информационно-аналитическим Центром современной электроники.
2 ноября 2010 г. в Москве прошел авторский семинар, посвященный организации системы закупок, работы склада комплектующих и материалов, а также управлению товарно-материальными запасами современного эффективного производства электроники. Семинар был организован Информационно-аналитическим Центром современной электроники.
Авторы семинара: Семен Лукачев — директор производственной компании «Альтоника» и Олеся Собченко — заместитель директора производственной компании «Альтоника» за годы совместной работы накопили богатую практику построения полноценной службы снабжения собственного предприятия, ориентируясь на лучшие образцы мирового опыта, приобретенного во время посещений десятков передовых производств в Европе и Юго-Восточной Азии.
В своем первом докладе «Базовые методы организации системы закупок» Семен Лукачев в первую очередь обосновал утверждение, что система закупок сегодня является одним из ключевых элементов производственной компании, так как:
– это самая большая статья затрат
(от 20 до 70% общего годового бюджета);
– несет ответственность за оборотные средства, определяющие саму возможность выпуска продукции;
– это самое коррупционно опасное подразделение;
– это подразделение с самой большой стоимостью «форс-мажоров»;
– эффективность данной службы часто определяет возможность и успешность бизнеса компании.
Исходя из важности данной деятельности, был сделан вывод о том, что закупками (как и продажами) всегда в большей или меньшей мере должен заниматься руководитель предприятия. Крайне опасно передавать эту функцию «доверенному» лицу, ослабив или вовсе прекратив его контроль.
Какие проблемы могут возникнуть при закупках? Основная — дефицит комплектующих. Охарактеризовав сборочное производство как поток «А-типа», когда очень большое количество компонентов и материалов по мере его прохождения объединяются в единый продукт, докладчик отметил ряд специфических особенностей снабжения производства электроники:
– колоссальная номенклатура комплектующих самой разнообразной природы (компоненты, детали из пластика и металла, расходные материалы, кабели, крепеж и т.д.);
– огромная доля импортных комплектующих с различными схемами и рисками поставок;
– большая часть компонентов имеет ограничения по срокам «доставаемости»;
– российский рынок дистрибьюции еще недостаточно развит.
Итак, чтобы избежать дорогостоящих простоев, необходимо решить основную задачу управления закупками — когда и сколько закупать. Соответствующие инструменты должны давать однозначный ответ на оба вопроса. Но решение будет невозможно без четкого определения исходных данных и правильно настроенного программного инструментария.
В набор исходных данных для расчета могут входить план выпуска продукции в стандартизированной номенклатуре, достоверные полные спецификации, унифицированная номенклатура комплектующих, сведения об остатках на складах, нормы расхода, допустимые замены и т.д. Только самый полный набор данных поможет избежать ошибок при расчете дефицита.
Завершил доклад обзор общих принципов и инструментария расчета дефицита( в том числе, систем ERP, ERPII, MRP, MRPII, SCM).
Отдельный доклад был посвящен организации отдела закупок. В связи с тем, что в этом небольшом по размерам подразделении сходятся самые разнообразные потоки информации (дефициты, заказы, сроки и условия поставок, платежи, форс-мажоры, рекламации, сверки, контроль цен и финансовый мониторинг и т.д.), организация его работы может быть весьма сложной, и процедур может быть гораздо больше чем это может показаться на первый взгляд.
По мнению докладчика, служба снабжения должна быть включена в производственный блок, так как именно тот, кто выпускает конечную продукцию, должен отвечать и за закупки (производственного характера).
Очень важную роль в этом подразделении играет руководитель. Он не должен быть формальным администратором. Эта должность подразумевает понимание рынка электронных компонентов, контроль за работой отдела, определение стратегии и тактики его работы, налаживание взаимоотношений с поставщиками, проработку схем цепочек поставок, ведение ключевых переговоров и многое другое. К сожалению, во многих случаях у руководителей до всего не доходят руки, и следует признать, это крайне ответственная должность, подыскать на которую достойного кандидата очень непросто.
Менеджеры по регулярным закупкам, наоборот, должны быть абсолютно заменимы. Они должны работать по установленным правилам с минимальной степенью свободы. Круг их обязанностей вполне формализуем, а вот чем они ни в коем случае не должны заниматься, так это самостоятельно выбирать поставщиков, договариваться по ценам на комплектующие групп А и В, а также обсуждать отсрочки и графики оплат.
Особняком стоят менеджеры по срочному реагированию и закупкам под НИОКР. Здесь требуются гораздо большие квалификация и опыт, чтобы суметь быстро найти небольшие количества компонентов для разработчиков, либо справиться с проблемами регулярных поставок. Но таких специалистов и требуется немного, вплоть до одного человека на отдел.
Далее были подробно разобраны регулярные процедуры службы снабжения, вопросы финансового мониторинга и контроля, инструменты взаимодействия с поставщиками.
Олеся Собченко обратила внимание слушателей, в большей степени, на технические аспекты организации отдела закупок:
– систему регистрации и контроля заказов, которая обеспечивает предсказуемость поставок;
– использование ABC-XYZ анализа в оперативной работе;
– вопросы разделения обязанностей и ответственности в системе «снабженец-бухгалтерия-склад»;
– процедуры взаимодействия отдела снабжения с производством и разработчиками.
Тему выбора поставщиков и каналов поставок Семен Лукачев вынес в отдельное сообщение. Для построения максимально эффективной и безопасной системы закупок, прежде всего, необходимо хорошо понимать российский рынок электронных компонентов, с краткого анализа которого и начался доклад. Большое количество компаний-поставщиков, которые, как правило, утверждают, что могут почти все, на первый взгляд внушает оптимизм. Но в реальности можно столкнуться с проблемами контрафакта, срыва сроков поставки и т.д. Поэтому стоит постепенно отходить от типичной для нашей страны схемы организации поставок, в которой до 80% комплектующих приобретается у небольших компаний-перекупщиков и брокеров, отдавая предпочтение официальным дистрибьюторам. В перспективе доля официальных поставок должна вырасти до 70-90%. Только так можно застраховать себя от контрафакта и гарантировать ритмичность поставок.
Что касается ценовой политики, то если мелкий перекупщик предлагает цены меньшие, чем у крупных компаний, следует отдавать себе отчет, что это очень опасно. Одна-две поставки, быть может, и пройдут без эксцессов, но впоследствии с большой вероятностью начнутся неприятности.
Итак, каким требованиям должен отвечать регулярный поставщик ЭК? Разумеется, это должен быть официальный дистрибьютор, желательно входящий в ТОП-20 российских поставщиков ЭК. Это партнер на долгие годы, с которым налажено взаимодействие по разработке, управлению запасами, ценовой оптимизации и т.д. И он должен иметь значительную долю в поставках, чтобы быть заинтересованным в клиенте, его развитии. Со своей стороны, регулярные поставщики должны:
– гарантировать качество продукции;
– оперативно отрабатывать рекламации и снимать проблемы на производстве;
– определять реальные сроки поставок с точностью до недели и выполнять их;
– обеспечивать техническую поддержку разработок;
– по возможности давать финансовые отсрочки;
– поддерживать у себя запас регулярно потребляемой продукции.
И таких поставщиков у производственной компании должно быть несколько, необходимо поддерживать должный баланс между ними.
Продолжая семинар, Олеся Собченко рассказала, каким образом можно уберечься от контрафактных электронных компонентов, на что производителям следует обращать внимание, чтобы минимизировать риски.
По сведениям докладчика, до 1/3 компонентов, продаваемых на открытом рынке, представляют собой подделки. Такая ситуация возникла вследствие постоянного роста сложности и стоимости компонентов, этот бизнес стал весьма выгодным. То есть, хотя подделывают практически все компоненты, большая часть подделок — дорогая продукция (микросхемы, контроллеры и т.д.). Следует учитывать и тот факт, что большинство контрафакта имеет китайское происхождение.
Среди множества причин, породивших это явление, можно выделить:
– снятие компонента с производства;
– дефицит компонента на рынке;
– стремление потребителя к снижению стоимости изделия.
Изготавливаются подделки также по-разному. Широкое распространение в Китае получила переработка «мусора». Собранную со всего мира отработавшую электронную технику переправляют в Китай именно как «мусор». Там компоненты выплавляют с плат и сортируют по типам корпусов, производителю, названию, затем заново упаковывают, естественно, не соблюдая антистатических и прочих требований. Вероятность получить такой работающий компонент весьма мала. Либо компонент в нужном корпусе просто перемаркировывается. «Наименьшее зло» — изготовление точно такого же компонента, как оригинальный, но из более дешевых материалов. Работать такой компонент, скорее всего, будет, однако срок его службы и надежность непредсказуемы.
Несмотря на то, что в распоряжении производителей сегодня имеется целый ряд способов распознавания контрафакта, лучшей гарантией является работа только с официальными дистрибьюторами либо самими производителями ЭК. Но в реальной жизни все сталкиваются с форс-мажорными обстоятельствами, когда приходится обращаться к брокерам на открытом рынке. Так как же избежать контрафакта?
Еще на стадии разработки продукта следует стремиться получить правильный BOM, для чего разработчик должен быть обязан согласовать весь комплект ЭК с менеджерами по закупкам на предмет наличия в нем компонентов, снятых либо планирующихся к снятию с производства. Во время проработки BOMа менеджер запрашивает у поставщика стоимость каждого компонента и сроки его поставки. Проработанный BOM согласовывается с разработчиком и службой маркетинга на соответствие себестоимости и сроков.
Чтобы неприятностей не произошло на стадии передачи изделия на производство, менеджеру необходимо знать основы типовой технологии предприятия-изготовителя. Более того, компоненты, новые по технологическому уровню, должны быть согласованы с производством.
Если все же каким-то образом в комплекте изделия оказались компоненты, снятые с производства, можно попытаться выяснить, нет ли у изготовителя сертифицированного контрагента для выпуска таких ЭК. Например, у Analog Devices таким контрагентом является Rochester Electronics.
Есть меры и организационного порядка. Если менеджеры по закупкам регулярно обращаются к брокерам на открытом рынке, необходимо выявить причины и постараться устранить их.
Далее Семен Лукачев выступил с докладом: «Система управления товарно-материальными запасами», основной задачей которой является установление должного баланса между запасами, обеспечивающими приемлемые сроки поставки конечного продукта, и величиной оборотных средств. Далее речь пойдет об управлении запасами применительно к электронным компонентам, т.к. это самая проблемная часть снабжения производства электроники.
К наиболее значимым факторам управления товарно-материальными запасами (ТМЗ) можно отнести:
– глубину и достоверность планирования потребности в конечных изделиях;
– сроки поставок комплектующих;
– технологический срок производства продукции;
– возможность создания запасов комплектующих на складах дистрибьюторов;
– соблюдение производителем комплектующих обещанных сроков поставок;
– сроки таможенного оформления;
– ограничения по оборотным средствам.
Систему планирования предприятия можно укрупнено представить в следующей последовательности:
– стратегический бизнес-план;
– план продаж и операций;
– основной производственный план (ОПП);
– план потребностей в материалах и мощностях;
– планы подготовки производства, производственных работ и дефицитов (оперативные планы).
Понятно, что горизонт планирования в порядке перечисления этих планов уменьшается, а степень детализации увеличивается.
Основанием для закупки комплектующих и материалов, а также подготовки производственных ресурсов служит ОПП, ключевым фактором для составления которого является необходимая глубина планирования. Глубина планирования, в свою очередь, определяется суммарным циклом закупки и изготовления изделия. При производстве электронных модулей глубина планирования прямо зависит от самого долгого срока поставки комплектующего по BOM. Имея самый длинный срок поставки комплектации по BOM на уровне 25-32 недель, производитель обязан планировать выпуск продукции, как минимум, почти на 9 месяцев вперед.
Вообще, сама возможность создания запасов упирается в два ограничения: оборотные средства и качество планирования. В России сегодня работать без запасов не удается, и потому можно смело утверждать, что наличие достаточных оборотных средств является одним из необходимых условий ведения успешного бизнеса. Эта же причина подталкивает производителей стремиться хотя бы частично перекладывать финансовую нагрузку по формированию запасов на дистрибьюторов и поставщиков. С одной стороны, это именно тот сервис, который объясняет, почему производителям не надо работать с поставщиками напрямую, с другой — это сервис, за который заказчик должен платить.
Создавать запасы следует только на основе четкого нормирования. В зависимости от максимального срока поставки комплектующих в конечном изделии должна быть определена минимальная глубина планирования потребности в выпуске данного изделия. В случае, если потребность на всю глубину планирования предсказать невозможно, следует постараться определить хотя бы предполагаемую потребность и желаемую скорость реагирования на коррекцию планов. Эти параметры помогут выявить проблемные по срокам поставки комплектующие, чтобы включить их в план бронирования. Соответствующие правила должны быть отдельно прописаны и обновляться как минимум раз в год для каждого изделия.
Следующий важный вопрос — бюджетирование закупок. Бюджет по закупкам, как правило, самая большая статья расходов. Рассчитать бюджет «на коленке» невозможно, для этого предназначены специальные инструменты ERP-системы, исходными данными для которых являются схемы оплаты по поставщикам (которые необходимо формализовать), планы заказа и поставки компонентов, текущие запасы на складе и пр.
Завершил доклад разбор типичных ошибок управления ТМЗ:
– требование руководства не создавать запасов вообще;
– отсутствие правил и дисциплины планирования потребности в конечных изделиях;
– нерегулярное проведение ревизии, лишь при возникновении срочного дефицита;
– закупки по обстоятельствам вместо программной совместной работы с дистрибьюторами комплектующих;
– передача на откуп снабженцев при отсутствии формализации сроков поставки комплектующих;
– ошибки в спецификациях на изделия, отсутствие процедур внесения изменений.
Тему управления ТМЗ вполне логично продолжил рассказ об организации работы склада комплектующих и материалов. Олеся Собченко начала с общих принципов построения WMS-системы (Warehouse Management System — система управления складом), выделив ее основные цели:
– активное управление складом;
– сокращение времени набора комплектов;
– обладание точной информацией о месте нахождения компонента на складе;
– эффективное использование компонентов, имеющих ограниченные сроки годности;
– модернизация процессов обработки компонентов на складе;
– оптимизация использования складских площадей.
Достижение всех этих целей возможно только при полном организационном порядке, правильно разработанной системе, согласно которой комплектующие распределяются по местам хранения, и точно составленным справочникам.
Отдельного рассмотрения были удостоены компоненты с особыми условиями хранения по уровню влажности и антистатической защиты.
Также большое внимание докладчик уделила использованию штрих-кодов в складском учете и проведению ревизий.
В заключительном докладе столь насыщенной программы Семен Лукачев рассказал о ТМЗ в незавершенном производстве. Здесь главное — обеспечить минимизацию потерь и не допустить использования некондиционных комплектующих, т.к. весьма часто встречается ситуация, когда склад отгружает компоненты с необоснованным запасом и компоненты при несоответствующем хранении могут как испортиться, так и просто потеряться. Поэтому, чтобы снизить эти не вынужденные издержки, следует разработать и четко выполнять организационные правила деятельности производственных складов и регулярные процедуры ревизии незавершенного производства.
На семинаре присутствовали директора производственных предприятий электронной отрасли, руководители и сотрудники отделов снабжения и закупок, планово-экономических и планово-диспетчерских отделов, многочисленные вопросы которых получили исчерпывающие ответы с примерами из практики докладчиков. Также всем участникам были выданы сборники материалов с презентациями, а после семинара — вручены сертификаты, подтверждающие полученные знания, дополненные материалами для самостоятельного изучения и использования.